Si usted ya registro su empresa en FinCEN, de acuerdo a la normativa del registro BOI como lo indicáramos en publicación anterior y realiza alguno de los siguientes cambios en su empresa, deberá efectuar una actualización de su BOI:
- Cualquier cambio en la información de la empresa, como registrar un nuevo nombre comercial.
- Un cambio en los propietarios, como un nuevo director ejecutivo, o una venta que modifique más de del 25 por ciento de la participación accionaria.
- Cualquier cambio en el nombre, la dirección o el número de identificación fiscal.
- Si un beneficiario obtuvo una nueva documentación de identificación, que incluye un cambio de nombre, dirección o número de identificación, la empresa que presenta el informe tiene que someter un informe actualizado ante FinCEN, incluida una imagen del nuevo documento de identificación.
Téngase en cuenta que un cambio en el tipo de interés de propiedad que tiene un beneficiario en una empresa que presenta el informe (por ejemplo, una conversión de acciones preferentes en acciones ordinarias) no requiere que la empresa que presenta el informe actualice el informe de BOI actualizado porque FinCEN no exige que las empresas informen el tipo de interés.
Los informes BOI actualizados son necesarios cuando cambia la información enviada a FinCEN sobre la empresa o sus beneficiarios.
La actualización de información requiere que se envíen nuevamente todos los datos suministrados anteriormente. Por ejemplo, si una empresa cambia su nombre legal, deberá presentar un informe BOI actualizado que incluya el nuevo nombre legal y la información previamente informada, sus beneficiarios reales y, si es necesario, sus empresas solicitantes.
Una empresa que presentó su informe BOI anteriormente utilizando la versión PDF puede actualizar su copia guardada y volver a enviarla a FinCEN. Si una empresa que presenta informes utilizó la aplicación web de FinCEN para enviar el informe BOI anterior, deberá enviar un nuevo informe en su totalidad, ya sea accediendo a la aplicación web de FinCEN para completar y presentar el informe BOI, o utilizando la opción PDF para completar el informe BOI y cargarlo en la aplicación de presentación electrónica de BOI.
Se puede presentar un informe BOI actualizado a FinCEN en cualquier momento. Sin embargo, la empresa que presenta informes es responsable de garantizar que las actualizaciones se presenten dentro de los 30 días posteriores a que se produzca un cambio. Si una empresa que presenta informes ha contratado a un proveedor de servicios externo para presentar informes BOI y actualizaciones en su nombre, entonces debe comunicar cualquier cambio en su información de titularidad real al proveedor de servicios externo con tiempo suficiente para cumplir con el plazo de 30 días.
Si una empresa estaba exenta de presentar informe a FINCEN, pero esa condición cambia, debe presentar un informe BOI actualizado a FinCEN con la información actual sobre la titularidad real de la empresa cuando determine que ya no califica para una exención.
El principio es que las empresas, además de presentar un informe BOI inicial, también deben actualizar y corregir la información de los informes BOI presentados anteriormente.
Las personas físicas que obtienen identificadores FinCEN también deben actualizar y corregir la información declarada previamente ante FinCEN.
Téngase en cuenta que si hay algún cambio a la información requerida sobre la empresa o sus usufructuarios en un informe BOI que su empresa presentó, la empresa debe presentar un informe BOI actualizado a más tardar 30 días después de la fecha en que se produjo el cambio. El mismo plazo de 30 días se aplica a los cambios en la información presentada por una persona física para obtener un identificador FinCEN.
Una empresa que informa no está obligada a presentar un informe actualizado en caso de que se produzcan cambios en la información personal previamente declarada sobre un solicitante de una empresa.
En los casos de menores de edad que alcanza la mayoría de edad, debe presentar un informe BOI actualizado, identificando a la persona como beneficiario final y, si se justifica, sustituyendo la información de su padre o tutor legal por la propia.
Al igual que los informes BOI iniciales, los informes BOI actualizados deben presentarse de forma electrónica a través del sistema de FINCEN.
Nota: No es obligatorio declarar el cese de actividad o la disolución de una empresa. Información del usufructuario
Tenga claro que si se detecta una inexactitud en un informe BOI que presentó su empresa, ésta debe corregirla a más tardar 30 días después de la fecha en que su empresa tuvo conocimiento de la inexactitud o tuvo motivos para conocerla. Esto incluye cualquier inexactitud en la información requerida proporcionada sobre la empresa, sus beneficiarios o las personas solicitantes. El mismo plazo de 30 días se aplica a las inexactitudes en la información presentada por una persona física para obtener un identificador FinCEN.
No hay sanciones por presentar un informe BOI inexacto siempre que se corrija en un plazo de 90 días naturales a partir de su presentación. Los informes BOI corregidos deben consignarse de forma electrónica a través del sistema FINCEN.
Si su empresa presentó un informe BOI y posteriormente puede acogerse a una exención a una exención de los requisitos de presentación de informes, deberá presentar un informe BOI actualizado para indicar que ha quedado exenta de los requisitos de presentación de informes.
Un informe BOI actualizado para una nueva entidad exenta solo requerirá lo siguiente: (1) que la entidad se identifique; y (2) que marque una casilla en la que se indique su nueva condición de exenta.
Debo indicar que debido a modificaciones en mi empresa procedí a realizar la actualización en la página web de FINCEN, pero cuando quise hacerlo me resultó muy complicado hacerlo como lo había hecho originalmente, es decir, lo traté de hacer en línea, pero me di cuenta de que hay la opción de bajar un PDF en el computador, llenarlo y luego subirlo. Esta opción resultó muy fácil y maravillosa.
Cualquier duda recomendamos contactar directamente a Fincen o consulte a un abogado especializado.
